¿Qué es Zoom y cómo funciona? + Guía práctica

Con el COVID-19 en Bolivia y las medidas de emergencia sanitaria determinadas por el gobierno, el teletrabajo y la virtualización de la educación han llegado de improviso pero para quedarse, por Zoom se ha convertido en una de las herramientas más importantes para los docentes, alumnos y equipos de trabajo que requieren mantenerse en contacto y continuar sus flujos de trabajo diarios con una interrupción mínima.

Zoom, es una de las aplicaciones de software de videoconferencia líderes en el mercado, ya que te permite interactuar de manera virtual con quien o quienes lo requieras cuando las reuniones presenciales no son posibles.

El servicio de videoconferencia de Zoom está basado en la nube y te permite organizar reuniones virtuales con otros, ya sea por video o solo audio o ambos, ademas de tener chats en vivo, y la opción de grabar esas reuniones para verlas más tarde. Según algunos informes, Zoom es una de las aplicaciones más descargadas en estos últimos días.

¿Cómo usar Zoom?

Vamos a sacarle el máximo partido a esta herramienta por eso he preparado esta guía práctica. ¡Comencemos¡

Crear una cuenta

El proceso de creación de una cuenta es el estándar. Entras al sitio web www.zoom.com y te registras haciendo click en el botón azul con el texto “REGÍSTRESE, ES GRATUITA”.

Te pedirá que te registres con un correo electrónico y una contraseña, aunque también puedes utilizar tu cuenta de Google o la de Facebook para iniciar sesión. Si optaste por el correo electrónico, te llegará un email de confirmación a tu bandeja de entrada, solo debes hacer click en el enlace y ya tienes tu cuenta de Zoom creada y verificada.

¡Todo listo para empezar a una reunión virtual!

Panel de control y configuración

Una vez hecho esto, te re dirige a una pantalla en la que puedes iniciar una reunión de prueba o ir a tu cuenta. Vamos a elegir esta segunda opción.

En tu panel de control tienes algunos ajustes que debes configurar para el correcto funcionamiento de la herramienta.

Es posible que al principio no sepas muy bien si marcar o no una casilla. Te recomiendo hacer una configuración inicial sencilla y conforme vayas aprendiendo a usar el programa, volver a los ajustes a ver si necesitas cambiar algo para mejorar tu experiencia y la de los participantes. Lo mismo ocurre con la configuración de la propia reunión.

Comenzar una reunión

Ahora puedes comenzar la reunión de prueba para familiarizarte con la interfaz y comprender el funcionamiento de la Zoom.

Para iniciar una reunión, basta con loguearte en la web y hacer clic en “Ser anfitrión de una reunión”. Ahí puedes elegir si quieres encender o no la webcam o solo compartir la pantalla. Elijas lo que elijas, luego lo vas a poder cambiar, así que no te preocupes.

También puedes comenzar una reunión desde la aplicación de escritorio.

Interfaz y opciones de una reunión

Cuando comiences una reunión en Zoom te encontrarás con su interfaz. Es bastante sencilla e intuitiva pero, como todo, requiere un tiempo de aprendizaje. Voy a tratar de acelerar ese proceso contándote cuáles son los elementos que la componen.

• Vista de galería: es el modo de visualización en el que ves a todos los participantes de la reunión. La pantalla se divide en un máximo de 49 (7 x 7) cuadros en los que se ve a cada persona si tiene la webcam encendida. Si no, se ve un recuadro gris con su nombre.
• Vista del hablante: en este modo solo ves al hablante o su pantalla si ha hecho uso de la función “compartir pantalla”. En la parte superior ves a algunos participantes en unos recuadros bastante pequeños.
• Micrófono: sirve para encender y apagar el audio, así como para elegir el micrófono que quieres utilizar y para configurarlo a tu gusto.
• Vídeo: sirve para encender y apagar el vídeo, para elegir la webcam que prefieras y para establecer todos los ajustes que desees.
• Invitar: puedes invitar a otras personas a participar en la reunión a través de la URL o de la ID de la reunión.

Esta imagen corresponde a una de mis clases por Zoom en UNIFRANZ

• Participantes: puedes ver quiénes están dentro de la reunión y si tienen o no el audio y el vídeo activados. Si eres anfitrión podrás activarlos o desactivarlos a tu antojo.
• Compartir pantalla: aquí es donde puedes compartir la pantalla de tu dispositivo. También viene incluida la posibilidad de activar una pizarra virtual con la que reforzar tus explicaciones.
• Chatear: este elemento de permite acceder al chat para comunicarte a través del texto con el resto de participantes. El anfitrión puede elegir si los miembros pueden comunicarse entre ellos o si todas las conversaciones son visibles por el resto de usuarios.
• Grabar: activando este botón puedes grabar la sesión. Puedes pausarla y reanudarla cuando desees. También puedes pararla del todo.
• Finalizar reunión: aquí puedes dar por finalizada la reunión.

Unirse a una reunión

Hemos visto cómo iniciar una reunión cuando tú eres el anfitrión. Ahora vamos a ver lo que tienes que hacer para unirte a una reunión que ha creado otra persona.

Para crear una reunión es necesario que tengas una cuenta en Zoom y que instales el programa o accedas a través de la plataforma online. Sin embargo, para unirte a una reunión, no es necesario que estés registrado ni logueado.

Esta es una gran ventaja, ya que te puedes poner en contacto con tus clientes sin necesidades de que tengan un perfil en Zoom.

Tienes cuatro formas de unirte a una reunión:

• A través de un enlace sin descargar nada: normalmente te lo envían por email, aunque podrían ponerlo en redes sociales, webs o cualquier plataforma online.
• A través de un enlace descargando el programa: igual que la opción anterior, pero descargando y ejecutando el programa en tu ordenador.
• Insertando la ID de la reunión en la web: si te dicen el ID o te mandan el enlace, puedes poner este identificador en el apartado de la web de Zoom que pone “Entrar a una reunión” y listo.
• Insertando la ID de la reunión en la aplicación de escritorio: si has instalado el programa en tu ordenador, tablet o smartphone, lo abres e introduces el ID de la reunión.

Planes y precios

Zoom, como multitud de herramientas hoy en día, funciona bajo el modelo freemium.

Esto significa que hay una opción básica de la herramienta que puedes probar gratis. Si quieres contar con funcionalidades añadidas o con más potencia (en este caso, más tiempo de reunión), tienes que contratar una de las versiones de pago.

Hay un total de 4 planes de precios:

En todos los planes de pago puedes solicitar un aumento del número de participantes hasta un máximo de 500. Este extra lo puedes contratar anualmente o solo durante el mes (o los meses) que vayas a tener más afluencia de participantes.

También puedes solicitar otros extras como los seminarios web, el almacenamiento ilimitado en la nube o las salas de reuniones separadas (Zoom Rooms).

Si tienes una empresa unipersonal o eres una pequeña empresa puedes empezar probando la versión gratuita y luego pasar al plan Pro, que no tiene límites de uso.

Si en algún momento puntual necesitas emitir en Facebook Live o albergar más participantes, contratas el extra correspondiente.

Llevamos más de 2.000 palabras y puede que estés un poco saturado de tanta información. Está genial que conozcas las funcionalidades de Zoom, pero lo realmente importante es que aprendas a utilizarla. Por eso he te animo a que ingreses ahora mismo y hagas tu primera prueba.

Si crees que el contenido puede ser útil a tus amigos y seguidores, te animo a compartirlo en tus redes sociales.

¡Esperamos tus comentarios! ¡Comparte!

También puedes leer: Marketing de Contenidos: El aliado ideal para tu marca 

Si tienes dudas sobre este o algún otro tema relacionado al marketing digital o social media, puedes contactarme aquí, sin ningún compromiso será un gusto poder ayudarte.

Si te gustó este post ¡compártelo en tus redes sociales!.